final_v7.docxIMG_2024.pdfcopia.xlsxnuevo final 2.pptxclientes.csvcontrato.pdf
Área Organización y conocimiento
La información existe. Hagamos que se pueda encontrar y utilizar.
La IA lee los archivos, comprende su contenido y propone cómo nombrarlos, clasificarlos, protegerlos y mantenerlos ordenados.
EncontrarBuscar por significado, no solo por nombre o fecha.
OrdenarCada archivo en su lugar, con una lógica de negocio.
MantenerLa organización continúa cuando aparece nueva información.
Problemas cotidianos
Muchos archivos. Mucha información. Poco conocimiento disponible.
La IA propone nombres, ubicaciones y acciones. La empresa valida antes de mover, conservar o eliminar.
Escritorio y Descargas repletos.
Los archivos se acumulan sin una rutina de clasificación.
Ordenación semanal automatizada.
La IA revisa lo nuevo y propone nombres y ubicaciones.
¿Se guarda en C:, Documentos, red u OneDrive?
Cada persona decide y la información se dispersa.
Cada archivo va a su lugar por defecto.
Las reglas de negocio guían la clasificación y la persona confirma cuando es necesario.
Hay multitud de versiones y duplicados.
Resulta difícil saber cuál es la mejor o la más reciente.
Lectura y comparación inteligente.
Detecta similitudes, propone una versión principal y señala lo que puede revisarse.
¿Cómo busco un documento?
Fecha, título y autor no siempre describen lo que contiene.
Búsqueda semántica como en Google.
Pregunta con lenguaje natural y encuentra contenido por su significado.
Del punto de partida al resultado
Comprender, ordenar y mantener.
Una representación del recorrido: primero se lee, después se propone y finalmente una persona valida.
Lee el contenidoReconoce fechas y temasCompara versionesDetecta datos personalesPropone nombre y carpeta
Clientes / ContratosFinanzas / PresupuestosMarketing / CampañasPersonas / DocumentaciónRevisión / Duplicados
Qué puede hacerse
Un sistema que entiende el contenido.
No se limita a mover archivos: ayuda a convertir información en conocimiento utilizable.
Renombrado inteligente
Propone títulos comprensibles a partir del contenido real.
Criterios de negocio
Crea una estructura que refleje clientes, proyectos, áreas o procesos.
Orden temporal
Reconoce periodos y versiones aunque el nombre no los indique.
Duplicados y obsoletos
Compara contenido y propone revisar lo repetido o superado.
Datos personales
Señala documentos que requieren un tratamiento o acceso especial.
Nuevos archivos
Cada creación recibe una propuesta de nombre y ubicación.
Ventajas
La información se convierte en conocimiento útil.
El orden deja de depender de la memoria de cada persona.
Las personas preguntan por lo que necesitan encontrar.
Las versiones similares se comparan antes de seguir creciendo.
Los contenidos sensibles se identifican y revisan.
El sistema no vuelve al caos después de la primera limpieza.
Piloto
Ordena una colección real y demuestra el método.
Elegimos una carpeta representativa, analizamos el contenido y presentamos las propuestas antes de ejecutar cualquier cambio.